ایمیل سازمانی چیست؟

استفاده از سرویس ایمیل سازمانی یا همان ایمیل هاست، یک ایمیل پایدار، قابل اعتماد و اختصاصی را در اختیار شرکت‌ها قرار می‌دهد که یکی از عوامل مورد نیاز برای حضور و فعالیت کسب و کار در فضای وب است. ایمیل سازمانی به منظور کمک به تجارت اینترنتی (دیجیتال مارکتینگ) در برآوردن نیازهای ارتباطی و همچنین ایجاد ویژگی‌ منحصر به فرد در شرکت به کار برده می‌شود. همه ما می‌دانیم که خطرات و تهدیدات اینترنتی افزایش پیدا کرده است و انواع ویروس‌ها، باج افزارها و اختلالات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری باعث می‌شود افراد و شرکت‌ها هزینه‌های زیادی را صرف تامین امنیت خود کنند.

بروز هر یک از این مشکلات ممکن است باعث شود ارتباطات تجاری شما برای مدت طولانی مختل شود و به طور کُل کسب و کار شما با اختلال مواجه شود. ایمیل‌های سازمانی کمک می‌کند حرفه‌ای‌تر به نظر برسید و به کسب و کار خود ارزش بیشتری ببخشید. بسیاری از کاربران ایمیل از سرویس میزبان را بیهوده می‌‌دانند و معتقدند باید از سرویس‌های رایگان ایمیل مثل جیمیل و یاهو استفاده کرد. اما اگر اتفاقی برای مدارک مهم شما و اسناد ضروری مثل صورت حساب‌‌ها، فاکتورها، اطلاعات مشتریان و اطلاعات مربوط به مشتریان بیافتد، شما با یک ایمیل عمومی نمی‌توانید کار خاصی بکنید. آیا با یک جیمیل می‌‌توان اطلاعات سرقت شده را بازپس گرفت؟ متاسفانه جواب منفی است.

همانطور که گفتیم سرویس میزبانی ایمیل سازمانی شامل خدماتی است که در آن تمام اطلاعات ورودی و خروجی که توسط ایمیل شما کنترل می‌شود در یک سرور ذخیره می‌شود و این سرور در اختیار شما است. همچنین مراحل ایجاد ایمیل سازمانی شامل اطلاعات اختصاصی شما می‌باشد و نام شما در دامنه ایمیل ثبت می‌شود. هر اطلاعاتی که به آدرس ایمیل شما ارسال می‌شود و شما آن را دریافت می‌کنید، در سرور هاست شما ذخیره می‌شود.

شما می‌توانید با مدیریت سرور خود تعیین کنید که چه فیلتر‌هایی برای هرزنامه، پیام‌های غیرضروری، کاربران و مخاطبین قرار داده شود و فرستندگان خاصی را در لیست سیاه قرار دهید. همچنین می‌توانید از ایمیل سازمانی به عنوان محل ارتباط با اعضای شرکت و مدیریت سیستم‌های اداری استفاده کنید. سرور هاستینگ ایمیل می‌تواند همان سروری باشد که محتوای وب سایت شما را میزبانی می‌کند؛ از این رو می‌توانید تمام داده‌های خود را در یک جا کنترل کنید و علاوه بر این از سروری استفاده کنید که توسط میزبان دیگری استفاده می‌شود.

از آنجایی که شرکت لناوا خدمات هاستینگ وب سایت را نیز به مشتریان ارائه می‌کند، شما می‌توانید به طریق دلخواهتان سرور ایمیل سازمانی و وب را کنترل کنید. این خدمت باعث می‌شود سیستم یکپارچه‌ای ایجاد کنید که با همکاری لناوا بدون خطر و بروز مشکلات غیر قابل پیش‌بینی، به آن دسترسی داشته باشید.

ایمیل سازمانی با برچیدن سیستم کاغذی ارتباط داخلی شرکت‌ها هم به کاهش هزینه مواد مصرفی کمک می‌کند و هم هزینه نیروی انسانی را به طور قابل توجهی کاهش می‌‌دهد. ضمنا با استفاده از ایمیل سازمانی نگهداری محیط زیست نیز آسان‌تر است و برای کسانی که دغدغه محیط زیستی دارند، بهترین وسیله محسوب می‌شود.

همچنین هزینه گردش اطلاعات را نیز به شرکت تحمیل نمی‌کند و اطلاعات به صورت رایگان و پر سرعت به بیرون و داخل سازمان منتقل می‌شوند؛ از آنجایی که هزینه نقل و انتقال پستی برای شرکت‌ها بسیار قابل توجه است و با ایمیل سازمانی می‌توان آن را کاهش داد، این گزینه بسیار مناسب است.

با استفاده از ایمیل سازمانی می‌توان نامه‌ها و فایل‌ها را بین انبوه مشتریان و کارمندان به راحتی و با کمترین هزینه به اشتراک گذاشت. حتی فایل‌های پرحجمی که نمی‌توانند در قالب‌های دیگر ارسال شوند نیز با ایمیل‌های سازمانی قابل ارسال هستند. ضمنا توجه داشته باشید که با استفاده از شبکه‌های اجتماعی نمی‌توان اطلاعات مربوط به سازمان را انتقال داد و برای اینکه این فرایند رسمی، امن و جامع باشد، باید از ایمیل سازمانی استفاده کرد.

تبلیغات و بازاریابی یکی از مزایای ویژه و فوق‌العاده ایمیل‌‌های سازمانی قابلیت‌ آنها برای مارکتینگ و تبلیغات می‌باشد که در این بستر امکان‌پذیر است. با استفاده از این ایمیل‌ها می‌توان به صورت اتومات و زمان‌‌‌بندی شده برای مشتریان و یا مخاطبان ایمیل‌های تبلیغاتی استفاده کرد.

مزیت این روش از تبلیغات هزینه بسیار پایین و دسته‌بندی مشتری‌هاست؛ یعنی از این طریق می‌توان طیف خاصی از مشتریان را تحت پوشش قرار داد و برای آنها ایمیل‌های مورد نظر را ارسال نمود. سطح دسترسی ایمیل‌های سازمانی اگر از سرویس دهنده‌های خوب تهیه شوند قابلیت دارند سطح دسترسی خاصی را برای کاربران تعریف کنند و اینکه هر کس به صورت مجزا و طبقه‌بندی شده بتواند از مزایای سیستم استفاده کند، با ایمیل‌های سازمانی امکان‌پذیر است. به این صورت که با توجه به نظر مدیر شرکت، سطح دسترسی همه کاربران به اطلاعات سیستم تعریف می‌شود.

بستر الکترونیکی می‌تواند چندین مرتبه ترابری نامه‌ها و اطلاعات را افزایش دهد. ممکن است بگویید ایمیل‌های معمولی هم این توانایی را دارند اما باید بگوییم که برای شرکت‌هایی که حجم زیادی از اطلاعات را در هر ساعت منتقل می‌کنند، استفاده از ایمیل‌های سازمانی به جای ایمیل رایگان ضروی است.

امکان ساخت روال‌‌های برنامه نویسی رایانه‌ای برای اتوماسیون فرایندهای اداری با ایمیل‌های سازمانی ممکن است و می‌توان سیستم‌هایی را با این روش ایجاد کرد که با بهره‌گیری از هوش مصنوعی بتوانند قابلیت‌های خاص که مورد نیاز سازمان هستند را ارائه کرد. ایمیل‌های سازمانی با نرم‌افزارهای تحت وب و ویندوز محور قابل هماهنگی هستند و می‌توان آنها را بخشی از سیستم مورد نظر قرار داد. قطعا استفاده از سیستم‌های اداری و ایمیل سازمانی در آینده نزدیک از ملزومات خواهد بود و بدون آنها نمی‌توان شرکت را به خوبی اداره کرد.

با استفاده از ایمیل سازمانی در بستر اینترنت بهتر می‌توان اطلاعات را ویرایش کرد و همچنین ترابری اطلاعات از این طریق با دقت بیشتری همراه است. علاوه بر محتوای متنی، می‌توان محتوای دیجیتال مثل فایل، عکس، فیلم، برنامه و … را به راحتی با ایمیل سازمانی انتقال داد. بایگانی اسناد و نامه‌ها، پیگیری پیوست‌ها، دسترسی به فایل‌ها و اطلاعات قدیمی با این روش امکان‌پذیر خواهد بود. می‌توان محتوای مکاتبات چند ساله یک اداره را تنها در یک گیگابایت، آن هم در فضای ابری حافظه نگهداری کرد.‌