بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین | حذف مکاتبات اداری

بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین برای شما سیستمی است که مناسب نیازهای شما باشد. البته اینکه دقیقاً چرا به سیستم اتوماسیون اداری نیاز دارید یک مرحله قبل از تهیه بهترین گزینه است. برای مطمئن شدن از انتخاب خود بهتر است به‌خوبی با این سیستم‌ها آشنا شوید و بر اساس ملاک‌های معتبر و مهم برای خرید اقدام کنید.

بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین کدام است؟

در هر مجموعه و سازمان، حجم زیادی از مکاتبات و فرایندهای اداری به‌صورت هر روزه در حال انجام است. همه افرادی که درگیر چنین فرایندهایی باشند از مشکلات این روند سازمانی مطلع هستند. درگذشته نه‌چندان دور تمامی این فعالیت‌های سازمانی به‌صورت دستی انجام می‌شدند و به همین دلیل افراد در سازمان‌های هر روز دچار مشکلاتی می‌شدند که با راهکارهای بسیار ساده قابل‌حل بودند. یکپارچگی و نظم دو فاکتور بسیار مهم در انجام فرایندهای اداری هستند و با استفاده از روش‌های قدیمی و استفاده‌نکردن از راهکارهای مدرن یکپارچگی و نظم از اولین مواردی هستند که نبودشان کاملاً احساس می‌شود.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری راهکاری است که مدیران باتوجه‌به وضعیت و شرایط شرکت از آن استفاده می‌کنند و بخش زیادی از فعالیت‌های روزمره درون‌سازمانی را به‌وسیله آن مدیریت می‌کنند. تصور کنید کلیه مکاتبات سازمان شما ازاین‌پس با استفاده از سرویس‌های نرم‌افزار اتوماسیون انجام شود. یا فرض کنید فرم‌های مختلفی که در مجموعه شما استفاده می‌شوند همگی در یک نرم‌افزار قابل‌دسترس باشند و افراد به‌سادگی تمام از آنها استفاده کنند. این ارتباط مؤثر درون‌سازمانی تنها بخشی از نتایج استفاده از بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین است. در ادامه به اصلی‌ترین معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین می‌پردازیم.

معیارهای انتخاب بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین

همان‌طور که می‌دانید حذف مکاتبات اداری سرعت فرایندهای اداری را چندین برابر می‌کند. این در حالی است که بسیاری از سازمان‌ها در فصل‌های شلوغ و زمانی که حجم این فرایندهای درون‌سازمانی بیشتر می‌شود با افت بسیار زیاد در سرعت پردازش روبرو می‌شوند. در انتخاب اتوماسیون اداری مناسب باید در نظر داشته باشید که بهتر است نرم‌افزار موردنظر شما از انواع اقسام مکاتبات و نامه‌نگاری‌های موجود را پشتیبانی کند. همچنین، محیط نرم‌افزار باید به‌اندازه کافی ساده باشد و به کاربران امکان استفاده راحت از خدمات نرم‌افزار داده شود. این سهولت در استفاده مجدداً در سرعت فرایندها نقش کاملاً اساسی بازی می‌کند و به سازمان شما کمک می‌کند یک‌قدم به بهینگی و پیشرفت نزدیک شود.

یکپارچه سازی کلیه فرایندها

در مرحله دوم سعی کنید لیست کامل بخش‌ها و ویژگی‌های نرم‌افزار را بررسی کنید. مطمئن شوید در حال انتخاب کامل‌ترین گزینه هستید و از نرم‌افزارهایی که در بخش‌های مختلف شما و افراد سازمان را محدود می‌کنند دوری کنید. به‌عنوان‌مثال، یکی از مهم‌ترین مسائلی که درباره بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین باید بدانید قابلیت یکپارچه‌سازی کلیه فرایندهاست. اگر از سیستم‌های و نرم‌افزارهای دیگری برای مدیریت بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌کنید، در این مرحله مطمئن شوید گزینه‌ای که انتخاب می‌کنید می‌تواند به‌صورت یکپارچه با دیگر نرم‌افزارها کار کند. در این حالت شما دیگر مجبور به طرح‌ریزی و پایه‌ریزی اساسی در سازمان خود نیستید و به‌راحتی از نرم‌افزار اتوماسیون اداری و دیگر نرم‌افزارهای استفاده می‌کنید.

استفاده کردن از اتوماسیون اداری آنلاین به‌قدری ساده و همه‌فهم است که ممکن است فکر کنید بعد از نصب دیگر به کمک کسی نیاز ندارید! این یک اشتباه بزرگ است. در شرایط مختلف و هنگام روبرو شدن با چالش‌های مختلف، ممکن است برای رفع مشکلات خود نیازمند پشتیبانی برای نرم‌افزار اتوماسیون اداری داشته باشید. پیشنهاد ما این است که قبل از تهیه نرم‌افزار، از ارائه‌دهنده آن مطمئن شوید و به دنبال خدمات مربوط به پشتیبانی آنها باشید. پشتیبانی مناسب هنگام بروز مشکل و در صورت نیاز به به‌روزرسانی، به شما کمک می‌کند به‌سادگی از مشکلات عبور کنید و مجدداً به ریل برگردید. پس از تیم ارائه‌دهنده درباره شرایط و خدمات پس از فروش نیز سؤال بپرسید. فراموش نکنید به‌روزرسانی منظم نرم‌افزار منجر به رشد و پیشرفت مجموعه شما خواهد شد، پس در این زمینه جدی و پیگیر باشید.

نرم‌افزار اتوماسیون فرم‌های اداری افرا

نرم‌افزار اتوماسیون فرم‌های اداری افرا یکی از بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین است که می‌توانید به‌عنوان یکی از گزینه‌ها به آن فکر کنید. گروه مهندسین لوانا با استفاده از تکنولوژی روز و به پشتوانه سال‌ها فعالیت موفق در زمینه ارائه نرم‌افزار و سخت‌افزارهای مختلف، این امکان را برای شما فراهم کرده است که به‌سادگی تمام سازمان و مجموعه خودتان را بهینه کنید. تیم پشتیبانی در مرحله‌به‌مرحله نصب، راه‌اندازی و به‌روزرسانی همراه شما خواهد بود و حتی برای کسب اطلاعات بیشتر و نیازسنجی می‌توانید با تیم مشاورین لناوا تماس بگیرید و به‌صورت رایگان اولین قدم در راستای خرید بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین را بردارید.

چرا افرا بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری است؟

افرا تحت وب کار می‌کند

اتوماسیون فرم‌های اداری افرا تحت وب در اختیار شما قرار می‌گیرد. این به این معناست که بدون نیاز به تنظیمات تخصصی و خاص، می‌توانید بدون محدودیت‌های زمانی و مکانی از این اتوماسیون استفاده کنید. همچنین، این نرم‌افزار با مرورگرهای مختلف قابل‌اجراست و استفاده از آن بسیار راحت و در دسترس است.

افرا امن است

وقتی درباره اطلاعات شرکت‌ها صحبت می‌کنیم، اصلی‌ترین مسئله‌ای که باید به آن پرداخت حفظ امنیت اطلاعات است. ازآنجایی‌که اتوماسیون اداری هر روز توسط سازمان شما استفاده می‌شود و کلیه فرایندهای اداری به‌وسیله آن مدیریت می‌شود، باید به امنیت این دسته از اطلاعات نیز اهمیت داد. نرم‌افزار اتوماسیون اداری افرا با استفاده از دانش تخصصی کاملاً امن و محافظت شده است. اتصال شما به اینترنت مشکلی برای اطلاعات شما در افرا به وجود نمی‌آورد و این سطح از امنیت از دلائلی است که افرا را بهترین نرم‌افزار اتوماسیون اداری آنلاین می‌دانیم.

افرا یکپارچه است

حفظ یکپارچگی در سازمان و به‌خصوص در فرایندهای اداری یک امر ضروری است. فرم‌های اداری در مجموعه شما هر روز در حال گردش هستند و برای مدیریت این فرایندها نیازمند یک سیستم یکپارچه در سیستم گردش فرم اداری هستید. با افرا می‌توانید فرم‌های وابسته به یکدیگر بسازید و اطلاعات سازمانی را به شکل یکپارچه مدیریت کنید.

افرا خودکار است

سیستم گردش خودکار فرم‌های اداری در نرم‌افزار اتوماسیون اداری افرا نقش مهمی در کیفیت فرایندهای سازمانی دارد. موتور گردش‌کار افرا بر اساس استاندارد BPMN کار می‌کند. می‌توانید به‌سادگی با تعریف کردن گردش کارهای مختلف کل فرایند گردش فرم را در سازمانتان خودکار کنید. بخش بزرگی از وظایف اتوماسیون اداری آنلاین خودکارسازی همین فرایندهاست.