ویژگی های اتوماسیون اداری خوب | اتوماسیون اداری چیست؟

کسب‌وکارهای مدرن همیشه به دنبال راهکارهای نوین برای گذر از چالش‌ها هستند. از سال‌های قبل یکی از چالش‌های مجموعه‌های بزرگ انتقال اطلاعات و برقراری ارتباط درون‌سازمانی بوده و همچنان بسیاری از مجموعه‌ها از فناوری‌های جدید در این زمینه بهره نمی‌برند. انجام فرایندهای اداری بدون استفاده از نامه‌نگاری با کاغذ و پرینت یکی از چالش‌های شرکت‌هاست و اتوماسیون اداری راهکاری است که به روشی نوین مشکلات سازمان‌ها را بر طرف می‌کند.

گردش کار در سازمان‌ها باید بر اساس ساختارهای از پیش تعیین شده تعریف شود. بدین معنا که کلیه فرایندهای اداری نیازمند یکپارچه‌سازی هستند و باید بر اساس برنامه‌هایی که توسط کاربر تعریف می‌شوند انجام شوند. این یکپارچگی در مدیریت و سازمان‌دهی فرایندهای اداری کمک فراوانی به کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی فعالیت‌های سازمان می‌کند.

برای مشاهده قیمت های اتوماسیون اداری افرا روی عبارت اتوماسیون فرم های اداری افرا کلیک کنید

اتوماسیون اداری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

برای درک بهتر مزایای استفاده از اتوماسیون اداری خوب کمی نیاز به زمان دارید. بعد از گذر چند ماه استفاده از بخش‌های مخالف اتوماسیون اداری شاهد ارتقای سطح کیفی در تمام بخش‌های مجموعه خواهید بود. این تغییرات از ماه‌های اول بروز پیدا می‌کنند و به‌سرعت در تمامی بخش‌ها تغییرات اساسی ایجاد می‌کنند. تمام ویژگی‌های اتوماسیون خوب در نهایت منجر به تجربه‌ای بهتر برای کاربران می‌شوند که نتیجه فرایندهای مکانیزه و خودکار است. اما ویژگی‌های اتوماسیون اداری خوب چه مواردی هستند و چطور به سازمان‌ها کمک می‌کنند عملکرد بهتری داشته باشند؟ در ادامه به پاسخ این سؤال می‌پردازیم.

شما عزیزان می توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر مقاله “اتوماسیون اداری آنلاین” ما را نیز مطالعه بفرمایید.

مبتنی بر تکنولوژی وب

نرم‌افزارهای مبتنی وب در سال‌های گذشته جایگاه ویژه‌ای در میان کاربران پیدا کرده‌اند. این محبوبیت را در اتوماسیون اداری نیز می‌توان پیدا کرد. تکنولوژی وب به آن اجازه می‌دهد کلیه سیستم به‌صورت یکپارچه مدیریت شود و کاربران بدون محدودیت‌های روش‌های سنتی و کاغذی به برقراری ارتباط و انجام امور اداری بپردازند.

قابلیت تعریف فرم اداری

فرم‌های اداری برای پیشبرد فعالیت‌های درون‌سازمانی ضروری هستند. تعریف فرم‌های متعدد به منظورهای مختلف یک روند سردرگم کننده و زمان بر است. اتوماسیون اداری خوب به سازمان‌ها کمک می‌کند انواع فرم‌های اداری، سازمانی، فنی، گزارش عملکرد و ISO را تعریف کنند. علاوه بر این، فرم‌های وابسته به هم نیز قابل‌تعریف هستند و بدین شکل به یکپارچگی اطلاعات سازمان کمک می‌کند.

تعریف سطح دسترسی

زمانی که کاربران زیادی از اتوماسیون استفاده می‌کنند سطح محرمانگی و دسترسی آنها به اطلاعات سازمانی اهمیت پیدا می‌کند. با استفاده از اتوماسیون اداری خوب می‌توان برای هر کاربر به‌صورت مجزا سطوح دسترسی را تعریف کرد و از نشت اطلاعات محرمانه به شکل ویژه جلوگیری کرد. دسترسی به فرم‌ها نیز اغلب به همراه محدودیت‌هایی هستند که با استفاده از آن می‌توان باتوجه‌به جزئیات، این سطوح را دسته‌بندی کرد.

موتور گزارش ساز

فرایندهای سازمانی بخش‌های زیادی دارند و هر بخش اطاعات مربوط به خود را به همراه دارد. درگذشته این دسته از اطلاعات به‌صورت دستی و با استفاده از کاغذ ثبت و تحلیل می‌شدند. خبر خوب برای مدیران نوین این است که حتی قادر ساخت گزارش از اطلاعات فرایندهای سازمانی نیز هست. موتور گزارش ساز با تحلیل دیتاهای ورودی در فیلدها به مدیران سازمان‌ها اطلاعات دقیق و یکپارچه‌ای از فرایندهای اداری ارائه می‌دهد. گزارش‌هایی که در تصمیم‌گیری‌های مجموعه برای آینده و برنامه‌ریزی دقیق فرایند بسیار ضروری هستند.

موتور فرم ساز

یکی از عمده‌ترین نیازهای سازمان‌ها به اتوماسیون اداری خوب بهره‌مندی از موتور فرم ساز اتوماسیون است. فرایند تعریف فرم در سازمان‌های بزرگ بدون استفاده از موتور فرم ساز هوشمند امکان‌پذیر نیست. اما علت این اهمیت در امکاناتی است که موتور فرم ساز به کاربران ارائه می‌دهد. از جمله قابلیت‌های موتور فرم ساز می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• امکان طراحی فرم‌های فرایند سازمانی
• گردش کار فرایند سازمانی
• امکان گزارش سازی از فرایندهای انجام شده
• امکان طراحی ظاهری گزارش‌های مختلف
• سرویس پیامک و اطلاع‌رسانی کاربران
• ساختار سازمانی به‌صورت درختواره و طرح‌های گرافیکی
• ساخت کاربران به‌صورت وابسته به دامنه یا مستقل از آن
• تعریف امضای کاربر
• تعریف کد پرسنلی و پست الکترونیکی اختصاصی برای کاربران اتوماسیون اداری
• نقش‌های سازمانی برای افراد
• تعریف دسترسی کاربران و حفظ سطح محرمانگی
• کارتابل پست‌های الکترونیکی
• سرویس پست الکترونیکی
• سرویس دورنگار
• کارتابل الکترونیکی
• کارتابل پیام‌های کوتاه
• امکان تعریف جانشینی برای کاربران با قابلیت شخصی‌سازی پیشرفته
• تعریف دامنه‌های مختلف مورداستفاده در مجموعه

اتوماسیون اداری افرا

قابلیت‌ها و امکاناتی که به مجموعه‌ها اضافه می‌کند محدود به همین موارد نیست. بسیاری از امکانات حتی در لیست ویژگی‌های آن نیز ذکر نمی‌شوند و بعد از به‌کارگیری اتوماسیون به شکل پیشرفته‌تر و بهینه‌تر فرایندهای سازمانی را پیش می‌برند.

اتوماسیون اداری افرا یکی از نسخه‌های پیشرو در میان اتوماسیون‌های اداری است که با امکانات به‌روز و با استفاده از تکنولوژی مدرن می‌تواند انتخاب بهینه‌ای برای سازمان‌ها باشد. مجموعه‌های بزرگ و کوچک به پشتوانه تیم تخصصی‌ای که اتوماسیون افرا را آماده و پیاده‌سازی می‌کنند می‌توانند توان اداری خود را تا حد زیادی ارتقا بدهند.

چطور از اتوماسیون اداری افرا استفاده کنیم؟

اتوماسیون فرم‌های اداری افرا از سال ۱۳۸۵ تا کنون در حال پیشرفت و به‌روزرسانی برای ارائه خدمات بهتر به سازمان‌ها بوده است. پشتوانه تجربی و تیم متخصصین لناوا در تمام مراحل نیازسنجی، نصب و به‌روزرسانی اتوماسیون اداری همراه مجموعه‌ها و سازمان‌هاست. بهترین راه برای استفاده از این خدمات، تماس با تیم متخصصین لناوا و دریافت اطلاعات دست‌اول درباره جزئیات استفاده از اتوماسیون اداری است.

بعد از نیازسنجی دقیق و تشخیص بهترین گزینه برای مجموعه شما، مرحله بعد تأمین هزینه و نصب و به‌کارگیری اتوماسیون در سازمان است. بعد از مراحل نصب نیز می‌توانید از پشتیبانی حرفه‌ای تیم مهندسی لناوا بهره‌مند شوید و در هر مرحله نیاز به به‌روزرسانی داشتید آخرین نسخه نرم‌افزار را دریافت کنید.