اتوماسیون اداری آنلاین | امکانات اصلی اتوماسیون اداری

مدیریت فرآیندهای کسب و کار امروز به یکی از چالش‌برانگیزترین دغدغه‌های ادارات و سازمان‌های دولتی و خصوصی تبدیل شده است. طراحی اتوماسیون‌ اداری با هدف صرفه‌جویی در مصرف کاغذ و سازمان‌دهی دقیق‌تر داده‌های درون سازمانی، نقشی کلیدی در مدیریت اطلاعات بازی می‌کند. این نرم‌افزارها، امکانات متنوعی را در مدیریت کسب و کار پیش روی مخاطبان قرار می‌دهد.

در کمتر از ۱۵ دقیقه، دمو ببینید

شما عزیزان می توانید با تکمیل فرم زیر دموی اتوماسیون اداری افرا را مشاهده نمایید و با امکانات آن آشنا شوید.

و یا با شماره های ۲۲۲۵۲۵۴۳ ،۲۲۲۵۶۳۶۲ ، ۲۲۲۵۶۳۶۱ تماس بگیرید.

در ابتدا میخواهیم شما را با اینکه اصلا اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردهایی دارد آشنا کنیم، پس در ادامه همراه ما باشید.

اتوماسیون اداری چیست و چه کاربردی دارد؟

اتوماسیون اداری به عنوان یکی از کارآمدترین نرم‌افزارهای حوزه مدیریت کسب و کار می باشد. این نرم افزار اقدام به طراحی انواع فرم‌های کارآمد برای مدیریت هدفمند اطلاعات درون سازمانی کرده است. این نرم افزارها با مکانیزه کردن گزارش‎‌ها و سامان‌دهی منابع سازمانی، منجر به پیاده‌سازی استانداردهای بین‌المللی (ISO) در سیستم فرآیندهای کاری سازمان‌ها می‌گردد. قابلیت ایجاد فرم‌های وابسته به یکدیگر در بستر واحد یک سازمان از مهم ترین امکانات این ابزار است. همچنین با بهره وری کامل از تکنولوژی وب، امکان تعیین سطوح مختلف دسترسی را بر اساس میزان محرمانگی به فرم‌ها می‌دهد. این امکانات قدمی تاثیرگذار در راستای امنیت اطلاعات سازمان و بهینه سازی مدیریت فرایند به شمار می آید.

بهتر است بدانیم اتوماسیون اداری برای چه سازمان هایی مناسب است و در کل جامعه هدف اتوماسیون اداری چه کسانی هستند در ادامه این مطلب را توضیح خواهیم داد.

جامعه هدف اتوماسیون اداری چه کسانی هستند؟

استفاده از این نرم افزار می‌تواند برای تمام ادارات و سازمان‌هایی که نیازمند مکانیزه کردن اطلاعات پرسنل خود هستند، مفید باشد. فرم‌های متنوعی در این نرم افزار قابل تعریف است. این تنوع فرم ها این امکان را به تمامی سازمان‎ها و ادارات می‌دهد که سامانه‌های درون سازمانی و فرم‌های مدیریتی خود را به نحو دلخواه طراحی کنند. افزون بر این امکان دیگری که موجب گستردگی مخاطبان اتوماسیون می‌گردد، قابلیت گردش خودکار این فرم‌ها بر اساس گردش کارهای تعریف‌شده مبتنی بر استاندارد BPMN است.

امکانات اصلی اتوماسیون اداری کدام است؟

این نرم افزارها امکانات متنوعی را در اختیار ادارات و سازمان‌های مختلف قرار می‌دهد. نرم‌افزار BPMS مدیریت فرآیندهای کسب و کار را به عهده می‌گیرد. این نرم افزار کاملا مبتنی بر تکنولوژی وب طراحی شده است. یکی از اصلی‌ترین امکانات این اتوماسیون اداری، قابلیت ایجاد فرم‌های وابسته و استفاده از فیلد Grid برای طراحی فرم‌های تو در تو است. از دیگر ویژگی‌های این نرم‌افزار که با نام بیزاجی (Bizagi) هم شناخته می‌شود، می‌توان به امکان تعریف فیلدها با انواع داده اشاره نمود. در ادامه به معرفی کارکردهای اصلی اتوماسیون اداری تحت وب براساس تفکیک به امکانات عمومی، امکانات طراحی فرم و امکانات موتور ساخت فرم می‌پردازیم:

امکانات عمومی

از جمله مهم‌ترین امکانات عمومی نرم‌افزار BPMS می‌توان به موارد زیر اشاره کرد :

• قابلیت تعریف انواع فرم‌های اداری، سازمانی، فنی و ISO توسط مدیر سیستم
• چاپ فرم‌ها و الصاق انواع فایل به آنها به عنوان پیوست

این نرم افزارها همچنین علاوه بر قابلیت مکانیزه کردن فرم‌های دریافتی و ارسالی در بستری واحد، امکان مشاهده گردش فرم به صورت دقیق و ارائه گزارش‌های متنوع از آن را فراهم می‌کند. جست‌وجوی اتوماتیک فرم‌ها بر اساس ویژگی‌های متمایزکننده نیز از دیگر امکاناتی است که این نرم‌افزار به مدیریت فرآیندهای کسب و کار می‌دهد.

امکانات طراحی فرم چیست؟

افزون بر امکانات عمومی اتوماسیون اداری، طراحی متنوع این نرم‌افزار امکانات متعددی را برای مدیریت فرآیند کسب و کار فراهم می‌کند. از جمله امکاناتی که در طراحی فرم قابل دستیابی است می‌توان به قابلیت طراحی فرم بدون نیاز به برنامه‌نویسی، تعریف انواع قوانین و دسترسی‌های حین انجام کار، طراحی انواع لیست‌ها و گزارش‌های مدیریتی از عملکرد کارتابل پرسنل و تعریف گردش کار فرم‌ها اشاره کرد. افزون بر این، اتوماسیون اداری آنلاین که به عنوان یک بیزاجی (Bizagi) تعریف فرمول‌ها و عبارات محاسباتی را به سادگی ممکن می‌کند، استفاده از اطلاعات فرم‌های دیگر در طراحی فرم را نیز به سادگی فراهم می‌کند.

امکانات موتور ساخت فرم در اتوماسیون اداری چیست؟

موتور فرم‌ساز در اتوماسیون اداری تحت وب امکانات متنوع دیگری را برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار در اختیار سازمان‌ها و ادارات قرار می‌دهد. از مهم‌ترین ویژگی‌های موتور ساخت فرم این اتوماسیون اداری آنلاین می‌توان به قابلیت گزارش‌سازی، طراحی فرم‌های فرآیند و گردش کار، طراحی سرویس پیامکی، تعریف دسترسی‌ها و نقش‌های متنوع، طراحی سرویس پست الکترونیکی، کارتابل پیام‌های کوتاه و تعریف ساختار سازمانی به صورت درخت‌واره اشاره کرد.

امکانات BPMS نقش مهمی در راستای تسهیل فرایند های اداری و سازمانی بازی می کند.

امکانات نرم‌افزار BPMS افرا

تعریف کاربران

تعریف کد پرسنلی

امضای کاربر

انواع فرم در اتوماسیون اداری

یکی از ویژگی‌های منحصر به فرد اتوماسیون های اداری در مدیریت فرایندهای کسب و کار، امکان تنوعی است که در طراحی انواع فرم ایجاد کرده است. افرادی که برای اتومات سازی روند اداری به فرم نیاز دارند، از فرم‌هایی که در این اتوماسیون اداری تحت وب قابل طراحی است استفاده میکنند. به عنوان نمونه می‌توان به سامانه پرسنل اداره، سامانه تردد پرسنل، سامانه قرارداد پرسنل، فرم ثبت اطلاعات پرسنل و سامانه آموزش اشاره کرد. این اتوماسیون اداری آنلاین همچنین بستر مناسبی برای طراحی فرم‌های اداری پرکاربردی نظیر فرم درخواست وام، فرم مرخصی، فرم اضافه‌کاری و فرم ثبت اطلاعات بیمه می‌باشد.

جمع‌بندی

اتوماسیون اداری تحت وب در حیطه مدیریت فرایندهای کسب و کار، قابلیت طراحی فرم‌های اداری و سازمانی را به صورت paperless به دست می‌دهد. نرم‌افزار بیزاجی (Bizagi) با هدف مکانیزه کردن گردش اطلاعات و سازمان‌دهی سیستم‌های مبتنی بر پایگاه داده طراحی شده است.

گروه مهندسی لناوا ارائه دهنده اتوماسیون فرم های اداری افرا امکانات زیر را ارائه می دهد:

• امکان طراحی فرم‌های مختلف سازمانی و اداری
• طراحی فرم‌های وابسته و تو در تو
• تعیین سطوح مختلف دسترسی بر اساس میزان محرمانگی گزارش
• الصاق انواع فایل به عنوان پیوست به فرم‌ها و جست‌وجوی اتوماتیک آنها

شما عزیزان برای دریافت اطلاعات بیشتر راجع به این موضوع می توانید مقاله “اتوماسیون اداری خوب” ما را مطالعه بفرمایید و با ویژگی های یک اتوماسیون اداری آشنا شوید.