نزدیک به دو دهه است که از واژه “عصر ارتباطات” در دنیای کسبوکار زیاد استفاده میشود. پیشرفت افسارگسیخته تکنولوژی در چندین سال گذشته موجب تغییر سبک کاری و زندگی میلیونها نفر شده است. در همین راستا، مدیران پیشرو و مدرن همیشه در تلاشاند از بهترین گزینهها و پتانسیلهای این دوره استفاده کنند. با درنظرگرفتن تحولاتی که در چندین سال گذشته در دنیای تکنولوژی و کسبوکارها اتفاق افتاده، استفاده از روشهای سنتی بههیچعنوان مسیر و روش بهینهای به شمار نمیآید.
فرایندهای اداری در گرو ارتباطات درونسازمانی هستند و این ارتباطات تنها با استفاده از روشهای نوین میتوانند به رشد سازمانها کمک کنند. اتوماسیون اداری یکی از راهکارهای مدرن به نیازهای درونسازمانی است. با استفاده از نمونه فرمهای اتوماسیون اداری، میتوان حجم زیادی از فرایندهای اداری را به بهینهترین شکل مدیریت و خودکارسازی کرد.
کوتاهترین پاسخ به این سؤال این است که اتوماسیون اداری یک نرمافزار سازمانی است که به تسهیل فرایندهای پرتکرار و مختلف اداری کمک میکند. کاربران میتوانند با استفاده از فرمهایی که در اتوماسیون اداری تعریف شدهاند کلیه فرایندهای سازمانی را به شیوه صحیح و با کمترین درصد خطا مدیریت کنند. فرمهای درخواست که تنها یکی از نمونه فرمهای اتوماسیون اداری هستند نقش بزرگی در روابط درونسازمانی بازی میکنند. بهعنوانمثال، کاربران اتوماسیون که در هر بخش در حال فعالیت هستند میتوانند از فرمهای تعریف شده استفاده کنند و درخواست خود در روند اداری پیگیری کنند. درخواست نیروی کار، مواد اولیه، ارتباط با انبار و زنجیره تأمین و مدیریت همگی از مواردی هستند که از طریق نمونه فرمهای اتوماسیون اداری مطرح میشوند و با برنامهریزی و دقت کامل به افراد مورد نظر انتقال پیدا میکنند.
برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید مقاله “اتوماسیون اداری چیست” ما را مطالعه نمایید.
شرکتهای بزرگ و کوچک همگی میتوانند از اتوماسیون اداری در راستای ارتقا سطح ارتباطات و بهینهسازی فرایندهای اداری بهرهمند شوند. به طور کل میتوان گفت اتوماسیون اداری در مجموعههای مختلف نقشهای مختلفی بازی میکند، اما همگی در راستای بهینهسازی فرایندها، کاهش درصد خطا و کاهش هزینههاست. بسیاری از شرکتها به دلیل بینظمی یا تأخیر در پیگیری درخواستها و تعداد وظایف بسیار زیاد متحمل هزینههای گزاف میشوند. در مدتزمان کوتاهی بعد از بهکارگیری اتوماسیون اداری در فرایندهای اداری میتوان از رشد چشمگیر در بخشهای مختلف کسبوکار مطلع شد. این بازدهی سریع به این دلیل است که سازمانها صرفنظر از بزرگی و کوچکیشان، خیلی سریع هزینههای اضافی را تشخیص میدهند و با اتوماسیون اداری بسیاری از نیازهای خود را بر طرف میکنند. به همین دلیل کاهش هزینهها و دقت بالا در فرایندها در سریعترین زمان بروز میکنند.
با یک جستوجوی ساده میتوان لیست بلندی از شرکتهای ارائهدهنده اتوماسیون اداره داشته باشید. هرکدام از این شرکتها باتوجهبه امکانات و تجربه کاری که در زمینه نصب و پشتیبانی نرمافزار دارند، میتوانند انتخاب شما باشند. اتوماسیون اداری افرا یکی از پیشروان این حوزه است که با تکیه به تیم مهندسی باتجربه و سابقه چندینساله در ارائه خدمات نرمافزاری در این زمینه به ارائه خدمات و محصولات میپردازد. این اتوماسیون یک پکیج کامل از راهکارهای موردنیاز برای مدیریت بهینه فرایندهای اداری است. اتوماسیون اداری افرا یک فرصت برای سازمانهایی است که هنوز از فرمهای اتوماسیون اداری برای انجام وظایف هرروزه درونسازمانی استفاده نمیکنند و درعینحال نیازمند پشتیبانی و اطمینان خاطر از انتخاب خود هستند.
اتوماسیون اداری افرا نیز مانند دیگر شرکتهای ارائهدهنده خدمات نرمافزاری به شما کمک میکند. بهعلاوه اینکه شما میتوانید با اعتماد به تیم مهندسی این نرمافزار، از پشتیبانی و خدمات حرفهای شرکت بهرهمند شوید. همچنین، قبل از هر اقدام و پرداخت هزینه نیز میتوانید با مشاورین متخصص شرکت نرمافزاری لناوا درباره نیازهای مجموعهتان صحبت کنید و مشاوره حرفهای دریافت کنید. نیازسنجی و انتخاب محصول مناسب از اصلی اقداماتی هستند که باید در ابتدای کار به آنها بپردازید. یکی دیگر از ویژگیهای استفاده از اتوماسیون اداری افرا همین مشاوره تخصصی است که از تیم پشتیبانی و مشاوره دریافت میکنید. با یک انتخاب هوشمندانه قدمهای اولیه نیازسنجی را با کمک افراد حرفهای و متخصص کنید.
مدیریت یکپارچه و بدون استفاده از کاغذ میتواند یکی از راهها نجات مجموعهها از بینظمی و شلوغی باشد. با استفاده از اتوماسیون اداری افرا کلیه فرمهای دریافتی و ارسالی موجود را در یک محیط یکپارچه مدیریت میکنید که به شما کمک میکند در سرعت و کیفیت انجام فرایندها در سطح مناسبی قرار بگیرید
گردش فرمهایی که در طول روز بین کاربران اتفاق می افتد نیازمند بررسی مدام است. تاریخ و ساعت فرمها آنها را اولویتبندی میکند. مدیریت مجموعه برای مشاهده فرایندهایی که بهوسیله فرمها انجام میشوند با اتوماسیون اداری افرا به بررسی گردش فرمها میپردازد.
گزارش گرفتن از اتفاقات درون سازمان یکی از اصلیترین نیازهای هر مجموعه است. بدون گزارش هیچکدام از فرایندها بررسی و تحلیل نمیشوند و این در بسیاری از موارد به افت کیفیت در خدمات و محصولات شرکتها ختم میشود. اتوماسیون اداری به کاربران اجازه میدهد از اطلاعات فرمها گزارش بگیرید و نتایج را بررسی کنید.
بدون هیچ زحمت و زمانی میتوانید مشخص کنید که هر فرم به دست کدام یک از افراد سازمان برسد. همچنین این امکان را دارید که از فرمها رونوشت تهیه کنید و بهصورت خودکار به افرادی که باید فرمها را بررسی کند ارسال کنید. گاهی ارسال خودکار رونوشت نیز کافی نیست. در این مواقع میتوانید فرمهای اتوماسیون اداری افرا را چاپ کنید یا انواع عکس، متن یا … به آن الصاق کنید.
هرکدام از ویژگیهای فرمهای شما در اتوماسیون اداری قابل جستوجو نیز هست. بهسادگی فرم موردنظر خودتان را پیدا کنید و از مدیریت فرایندها بدون کاغذ و بایگانی لذت ببرید. لذتی که با همراهی و بهرهمندی از تیم متخصص لناوا و اتوماسیون اداری افرا چندین برابر نیست خواهد شد.
شما عزیزان برای دریافت اطلاعات بیشتر راجع به اینکه اتوماسیون اداری چیست می توانید مقاله “اتوماسیون چیست” ما را مطالعه بفرمایید.