در این مقاله درباره اینکه اتوماسیون چیست؟، اتوماسیون اداری چیست؟ و ویژگی های شاخص اتوماسیون اداری صحبت خواهیم کرد پس در ادامه همراه ما باشید.
اتوماسیون (Automation) طیف گسترده ای از فناوری ها را توصیف می کند که دخالت انسان در فرآیند ها را کاهش می دهد. این اتوماسیون ها عبارتند از :
این اتوماسیون های اداری کارهای ساده و اولیه را انجام می دهند و آنها را خودکار می کنند. این سطح از اتوماسیون در مواردی مانند دیجیتالی کردن کارها با استفاده از ابزارهایی برای ساده کردن و متمرکز کردن وظایف معمول است. به عنوان مثال استفاده از یک سیستم پیام رسانی مشترک به جای داشتن اطلاعات در دیتابیس های جداگانه. مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) و اتوماسیون فرایند رباتیک (RPA) انوع اتوماسیون های اداری اولیه هستند.
اتوماسیون فرایند، فرایندهای تجاری را برای یکنواختی و شفافیت مدیریت می کند. معمولا توسط نرم افزارهای اختصاصی و برنامه های تجاری مدیریت می شود.
استفاده از اتوماسیون فرایند می تواند بهره وری و کارایی سازمان ها را در کسب و کار افزایش دهد. همچنین می تواند بینش جدیدی در مورد چالش های تجاری ارائه دهد و راه حل های بهتری پیشنهاد دهد. فرایند کاوی و اتوماسیون گردش کار انواعی از اتوماسیون فرایند هستند.
در اتوماسیون یکپارچه سازی ماشین ها می توانند وظایف انسان را تقلید کنند و زمانی که انسان ها قوانین ماشین را تعریف کردند، اقدامات را تکرار کنند. “کارگر دیجیتالی” مثالی از این اتوماسیون می باشد. در سال های اخیر، مردم کارگران دیجیتالی را به عنوان ربات هایی نرم افزاری تعریف کرده اند که برای کار با انسان برای انجام وظایف خاص آموزش دیده اند. آنها مجموعه خاصی از مهارت ها را دارند و می توان آنها را برای کار در تیم استخدام کرد.
پیچیده ترین سطح اتوماسیون، اتوماسیون هوش مصنوعی (AI) است. افزودن هوش مصنوعی به این معنی است که ماشین ها می توانند یاد بگیرند و براساس موقعیت هایی که در گذشته با آن مواجه شده اند و تحلیل کرده اند تصمیم بگیرند. به عنوان مثال، در خدمات مشتری، دستیاران مجازی با قدرت می توانند هزینه ها را کاهش دهند و در عین حال هم مشتریان و هم عوامل انسانی را توانمند می سازند و یک تجربه بهینه از خدمات مشتری ایجاد می کنند.
لازم به ذکر است که اتوماسیون در بخش بانکی نیز گسترش پیدا کرده است. پیچیدگی اتوماسیون ها می تواند از کنترل های ساده شامل خاموش و روشن کردن تا الگوریتم های سطح بالای چند متغیره متفاوت باشد.
اتوماسیون اداری به نرم افزارهای کامپیوتری متنوعی گفته می شود که برای ایجاد، جمع آوری، ذخیره، دستکاری و انتقال اطلاعات اداری مورد نیاز برای انجام کارهای اساسی به صورت دیجیتالی استفاده می شود. ذخیره سازی داده های خام، انتقال الکترونیکی، مدیریت اطلاعات کسب و کار الکترونیکی، فعالیت های اساسی یک سیستم اتوماسیون اداری را تشکیل می دهند. اتوماسیون اداری به بهینه سازی یا خودکار سازی رویه های اداری موجود کمک می کند.
استفاده از مجموعه ای مکرر از فرایند ها می تواند خطاهای انسانی را کاهش دهد و سبب بهبود و ارتقای کارایی فناوری اطلاعات شود. انواع خدمات اتوماسیون های اداری فناوری اطلاعات عبارتند از :
در خدمات مدیریت محتوا، محتواهای تجاری ضبط، ذخیره، فعال، تجزیه و تحلیل خودکار می شود.
در خدمات پردازش اسناد، هوش مصنوعی و یادگیری عمیق را برای ساده سازی پردازش اسناد تجاری ترکیب می کنند.
راه حل های مدیریت اسناد اطلاعات را از اسناد دیجیتال ضبط، ردیابی و ذخیره می کنند.
راه حل های اتوماسیون گردش کار از منطق مبتنی بر قوانین برای انجام وظایف بدون محدودیت و بدون تعامل انسانی استفاده می کنند.
راه حل های مدیریت تصمیم گیری، تصمیمات تجاری را از یادگیری ماشین مدل سازی، مدیریت و خودکار می کنند.
راه حل های نقشه برداری فرایند می توانند با شناسایی تنگناها و فعال کردن همکاری بین سازمانی، عملیات را بهبود بخشند.
در شرکتهایی که مطابق استاندارد های ایزو رفتار می کنند و اتوماسیون مدیریت ارتباطات سازمانی دارند، فرمها و فرآیندهای داخل سازمان مستند می شوند. این فرم ها با کدهای مشخص و ساختارهای اطلاعاتی کامل تحلیل و پیاده سازی می شوند. این فرم ها نظم سازمانی را ایجاد می کنند و دلیلی برای افزایش بهره وری پرسنل می شوند. برای پیاده سازی بهینه آنها، به نرم افزار مناسب نیاز داریم که اجازه طراحی فرمهای دلخواه سازمانی را به ما بدهند.
علاوه بر این به موتور گردش کار نیاز است تا بتواند این فرم های اداری را در سطح سازمان به صورت الکترونیکی به گردش بیاندازد. با این کار هوشمندی را با پیاده سازی انواع شرطها در فرآیندها وارد می نماید. این نرم افزار ها اصطلاحا نرم افزار فرم ساز و موتور گردش کار Form Generator & Work Flow Engine نام دارند. شرکت لناوا یکی از بزرگترین ارایه دهنده های اتوماسیون اداری در کشور می باشد.
اتوماسیون فرآیندهای الکترونیکی افرا با قابلیت ارتباط به سایر بانک های اطلاعاتی و نرم افزارهای سازمان شما منطبق می گردد. این موتور فرایند ساز توسط تیم نرم افزاری گروه مهندسی لناوا تولید و توسعه یافته است.
شرکت بزرگ سینره تولید کننده محصولات آرایشی بهداشتی یکی از سازمان هایی است که از این اتوماسیون اداری قدرتمند استفاده می کند.
در این مقاله ما درباره اینکه اتوماسیون اداری چیست صحبت کردیم و منتظر نظرات و پیشنهادات شما در این حوزه هستیم.
شما عزیزان برای دریافت اطلاعات بیشتر راجع به اتوماسیون اداری می توانید مقاله “اتوماسیون اداری” ما را مطالعه بفرمایید.